Em se tratando de prontuário físico, assim compreendido como aquele produzido em suporte papel, deve ser preservado em sua forma original pelo prazo de 20 anos após o último registro. Após esse período, pode ser eliminado, desde que microfilmado, de acordo com a legislação arquivista (Lei nº 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96), ou digitalizado de acordo com a regulamentação do CFM, (Resolução n. 1.639/02, artigo 6º).

Uma solução para diminuir os custos com o armazenamento de documentos físicos é investir na implantação de sistema para registro das informações do paciente em suporte eletrônico. A simples utilização de um sistema, contudo, não garante que o prontuário esteja sendo produzido de acordo com a regulamentação vigente. Consulte seu assessor jurídico sobre esse ponto.

A Resolução n. 1.821/07 do CFM define as exigências a serem atendidas pela instituição para produção de documento nesse suporte, que inclui a utilização de um certificado digital ICP-Brasil para assinar digitalmente e o emprego de um sistema que atenda aos requisitos da Certificação de Softwares SBIS-CFM.

O descumprimento das normas relativas à produção e guarda do prontuário médico constitui infração ao artigo 18 do Código de Ética Médica. Além disso, as informações de prontuários produzidas em desacordo com as exigências de certificação estabelecidas pelo CFM podem ser consideradas inválidas como prova em processos judicias ou perante os Conselhos Regionais.

Vale lembrar, por fim, que o prontuário médico é um documento de propriedade do paciente, competindo ao médico, em seu consultório, e aos diretores clínicos ou diretores técnicos, nos estabelecimentos de saúde, a responsabilidade pela sua guarda. Por se tratar de documento protegido por sigilo, sempre consulte sua Assessoria jurídica antes de responder uma solicitação de acesso do representante legal do paciente, de autoridade judiciária e do Ministério Público.

Por Juliana Dias Brandão